Le Crédit Immobilier de France poursuit sa transformation digitale avec Hyperlex
Le Crédit Immobilier de France a choisi de poursuivre sa transformation digitale en privilégiant Hyperlex comme outil de gestion contractuelle de son activité et solution de sécurisation de ses contrats. Alexandre Grux, CEO et co-fondateur d’Hyperlex et Céline Lanoux, Responsable juridique au Crédit Immobilier de France, nous expliquent les tenants et les aboutissants de ce dispositif au bénéfice des collaborateurs du Crédit Immobilier de France et de ses partenaires.
Ce que propose Hyperlex à un Groupe tel que le Crédit Immobilier de France
Créée il y a 5 ans par deux entrepreneurs ingénieurs par ailleurs rompus à l’exercice de la négociation de contrats dans les secteurs réglementés, Hyperlex répond à un besoin : les entreprises sont, pour la plupart, en pointe sur les processus métiers, mais peu le sont sur les processus contractuels. En parallèle, les modalités de contractualisation ont-elles-mêmes beaucoup évolué avec une attente très élevée en termes de réactivité. Comme l’explique Alexandre Grux : « Cela a accéléré la nécessité de transformation. Les clients ont besoin de savoir à tout moment où en est leur contrat. Ils veulent un accès à l’information et les outils le permettant ».
Pour apporter une solution pertinente aux entreprises, Hyperlex cible son intervention sur l’ensemble du processus de gestion contractuelle, de son élaboration à sa gestion – autrement dit le socle de l’activité de l’entreprise avec les tiers – afin de sécuriser les partenariats. A cet égard, la solution Hyperlex permet d’accélérer les flux, sans passer par une prise de risque accrue. « Nos processus de gestion contractuelle permettent de détecter les points d’attention et de suivi et de chercher la donnée cachée des contrats pour faire ressortir les risques. Nous dotons ainsi les entreprises de nouveaux outils pour construire le futur sur des bases sécurisées ». Cela est d’autant plus important que les confinements ont obligé les entreprises à dématérialiser leur organisation. Elles ont à ce titre parfaitement intégré que les documents électroniques ont une valeur probante.
Les attentes du Crédit Immobilier de France et de ses collaborateurs
Comme le souligne Céline Lanoux : « Avec des équipes disséminées sur plusieurs sites et un recours au télétravail accru, nous avons besoin de fluidité pour la mise en place et le suivi de nos contrats et ainsi réduire notre risque opérationnel ». La mise en place de la solution Hyperlex se traduit notamment par une meilleure visibilité des engagements contractuels du Groupe et une gestion facilitée de l’historique. Cette vision d’ensemble est essentielle pour bien apprécier le risque juridique et éviter la perte d’informations, notamment au moment du départ de collaborateurs.
Pour cela, Hyperlex met à la disposition du Crédit Immobilier de France une contrathèque intelligente qui automatise les processus pour :
- Faciliter l’élaboration du contrat entre les différentes équipes impliquées
- Procéder à la signature électronique
- Réaliser une fiche de synthèse des contrats qui identifient les clauses essentielles ainsi que les échéances importantes
- Mettre en place les alertes pertinentes de suivi contractuel (délais de résiliation, etc.).
La prise en main d’Hyperlex par des collaborateurs impliqués
Après un appel d’offres et la validation par la Direction Générale du projet porté par le Secrétariat Général, Hyperlex a été mis en œuvre courant 2021. Comme le souligne Alexandre Grux : « Le fait que le sujet ait été saisi à très haut niveau hiérarchique est vraiment remarquable au sein d’un tel projet de transformation. De cette façon, les managers ont les coudées franches pour changer leurs habitudes, ce qui est au contraire difficile sans soutien fort ou sponsorship ».
Ainsi que le souligne Sophie Thomazi, Secrétaire générale du Groupe et sponsor du projet : « A la fois contrathèque, outil de suivi des échéances des contrats en vigueur et interface d’élaboration contractuelle, la solution Hyperlex apporte à nos collaborateurs fiabilité et gain de temps tout en permettant à l’entreprise de réduire sa sensibilité au risque lié aux changements et aux départs d’interlocuteurs internes. »
Les collaborateurs du Crédit Immobilier de France étaient en attente d’une telle solution, ce qui n’a néanmoins pas mis le groupe à l’abri d’un nécessaire temps d’adaptation. Céline Lanoux explique ainsi : « Un webinar a notamment accompagné une soixante de collaborateurs dans la découverte de l’outil. À cela se sont ajoutés, pendant la phase de construction de l’outil, des ateliers avec les métiers pour créer un référencement contractuel qui colle véritablement à leurs besoins et à ceux de chaque utilisateur. S’en est suivi une bascule de 600 contrats existants, une démarche qui s’inscrit dans le temps long. »
En amont, une validation technique a été nécessaire pour assurer la compatibilité de la solution en termes de sécurité. Un coffre-fort électronique est pour cela relié à Hyperlex, avec un véritable enjeu : « D’autant plus que les contrats concernent les droits et obligations de différents établissements », précise la juriste.
La fluidité de l’outil et le gain de temps sont les éléments les plus marquants pour Céline Lanoux : « Hyperlex est doté d’une barre de recherche, comme sur Google. De ce fait, il suffit d’indiquer des mots clés ou une occurrence du contrat que l’on recherche et il ressort. C’est on ne peut plus simple ! » Cette fonctionnalité est d’autant plus importante que les recherches contractuelles prenaient auparavant beaucoup de temps. « Au-delà de ses fonctionnalités assises sur l’intelligence artificielle, Hyperlex répond également à des besoins très basiques qui laissent ensuite du temps pour se consacrer à la plus-value réelle de notre métier. »
Au Crédit Immobilier de France, Hyperlex favorise aujourd’hui l’automatisation des processus contractuels et s’inscrit dans la durée. Les collaborateurs comme les tierces parties en sont les premiers bénéficiaires.